Workshops – Organisatie en coördinatie

Organiseren zit in jouw DNA als managementondersteuner. Of het nu om spetterende evenementen, goed geregelde vergaderingen of het lean maken van je secretariaat gaat.

 

Workshops organisatie en coördinatie (klik op de titel om direct naar de workshop te gaan):

48. Agile & scrum

49. Eventmanagement: het creatieve proces

50. Eventmanagement: het Event als project - NIEUW

51. Kanban

52. Lean werken

53. Ontzorgen op hoog niveau

54. Optimaal productief team

55. Verbeter met feiten - NIEUW

56. Zelfsturend secretariaat

Workshop 48

Dinsdag 7 april
09:30 - 12:00 Beschikbaarheid:

Woensdag 8 april
09:30 - 12:00 Beschikbaarheid:

Donderdag 9 april
09:30 - 12:00 Beschikbaarheid:

Agile & scrum

Voordelen: tijdwinst en meer plezier in je baan!

Om een sterke organisatie te kunnen blijven, zullen medewerkers makkelijk moeten meebewegen en snel om kunnen gaan met veranderingen. Het antwoord hierop is ‘agile’ werken, wat wendbaar en flexibel betekent. Methodieken die vaker worden ingezet zijn scrum en lean. Zeker als secretaresse pluk je de vruchten van agile werken en ben je een grote toegevoegde waarde voor de organisatie. Jij hebt als secretaresse de helicopterview over de organisatie, en dan is het logisch dat juist jij wordt meegenomen in projecten en verbeterprocessen.

Met een agile secretariaat lever je een betere kwaliteit, meer toegevoegde waarde voor het management en de organisatie, en draag je bij aan een grotere klanttevredenheid. Met als grootste voordelen voor jezelf: tijdwinst en meer plezier in je baan! 
 

Dit leer je:

  • De uitgangspunten van agile.
    •    De samenhang en de verschillen tussen agile, scrum en lean. 
    •    Scrum; begrippen en rollen. 
    •    De rol van een secretaresse in een scrumteam.
    •    Praktische scrum-tips voor de moderne secretaresse. 

^ Terug naar boven

NaamKim van den Nieuwenhuijzen

Kim van den Nieuwenhuijzen is als trainer en consultant dagelijks bezig met het inspireren en motiveren van mensen, en het verbeteren van organisaties. Haar doel: weg met alle verspillingen!
Haar passie is anderen laten inzien hoe je slimmer kan werken. Kim weet je op een enthousiaste wijze mee te nemen in de wereld die LEAN heet. Maar pas op: als je eenmaal anders gaat denken is er geen weg meer terug!

Workshop 49

Dinsdag 7 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Woensdag 8 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Donderdag 9 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Eventmanagement: het creatieve proces

Creativiteit kun je leren! 

Bedenk jij de invulling van het komende personeelsfeest, conferentie of relatiebijeenkomst en ben je op zoek naar een vernieuwende aanpak en invulling daarvan?  

Creativiteit kun je leren! Deze workshop gaat in op het creatieve proces om baanbrekende ideeën voor je event te bedenken en tot een verrassend concept met een herkenbare rode draad en overkoepelende titel te komen. We verlaten de bekende paden en boren nieuwe wegen in het brein aan middels verschillende creatieve technieken.  

Aan de hand van een eventcase en met behulp van technieken doorloop je het creatieve proces dat leidt naar een verrassend programma met een hoge wow-factor. De uitwerkingen worden in de groep gepresenteerd (‘gepitcht’) en geëvalueerd. 
 

Dit leer je:

  • Een creatieve sessie optuigen en vormgeven. 
  • De inzet van vier creatieve technieken; hoe creatieve technieken kunnen helpen andere wegen in de hersenen te openen. 
  • Losse ideeën tot een totaalconcept te brengen middels een mindmap. 
  • Welk type creatieveling jij bent. 
  • Op welk deel in het proces jouw kracht zit.

^ Terug naar boven

NaamLenny Klaassen

Lenny Klaassen organiseert zakelijke en vermakelijke evenementen. Ze heeft jarenlange ervaring in de evenementenbranche en organiseerde evenementen voor gezelschappen van 10 tot 18.000 personen. Haar brede ervaring met verschillende soorten evenementen, op tal van locaties, met uiteenlopende doelstellingen en evenveel verschillende doelgroepen, resulteert in een workshop die je aspecten leert die direct toepasbaar zijn in de praktijk.

Workshop 50

Dinsdag 7 april
09:30 - 12:00 Beschikbaarheid:

Woensdag 8 april
09:30 - 12:00 Beschikbaarheid:

Donderdag 9 april
09:30 - 12:00 Beschikbaarheid:

 

Eventmanagement: het Event als project

Hoe organiseer je efficiënter een event?

Waar begin je, hoe lang van tevoren, wie betrek je erbij, hoe geef je sturing aan het proces en bewaak je de voortgang? Hoe ga je om met de hiërarchie en overtuig je jouw collega’s en manager van je ideeën en plannen? Hoe breng je structuur aan, overzicht en rust in de voorbereiding en kun je de regisseursrol innemen tijdens de uitvoering? 

Tijdens deze workshop krijg je diverse tips en tools die erop zijn gericht om efficiënter evenementen te organiseren. 
 

Dit leer je:

  • De opbouw van je eventdossier, actielijst en taakverdeling. 
  • Een weekplanning maken voor het overzicht van deadlines en haalbaarheid. 
  • Een communicatieplan maken voor het overtuigen van genodigden vooraf, zowel inhoudelijk als in tijdspad, on- en offlinemogelijkheden. 
  • Het opstellen en bewaken van de begroting (en onderhandelingsruimte). 
  • Een waterdicht draaiboek samenstellen dat ook leeft bij betrokkenen. 
  • Jezelf (meer) als eventexpert profileren. 

^ Terug naar boven

NaamLenny Klaassen

Lenny Klaassen heeft jarenlange ervaring in de evenementenbranche en organiseerde evenementen voor gezelschappen van 10 tot 18.000 personen. Haar brede ervaring met verschillende soorten evenementen resulteert in een workshop die je aspecten leert die direct toepasbaar zijn in de praktijk. 

Workshop 51

Dinsdag 7 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Woensdag 8 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Donderdag 9 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Kanban

Werk in flow en zorg voor een perfect geprioriteerd en transparant takenoverzicht

Hoe zorg jij er samen met jouw collega’s voor dat jullie blijven focussen op de taken die de meeste waarde hebben? Op secretariaten wordt veel gemultitaskt, maar wetenschap en ervaring tonen aan dat je dan langer bezig bent en meer fouten maakt dan wanneer je in focus werkt. Met agile-tool kanban voorkom je dat je hierdoor te weinig resultaat boekt.

Door kanban in te zetten zorg je voor een duidelijk overzicht van alle acties en taken. Dit geeft niet alleen een gedeelde verantwoordelijkheid bij het team, maar zorgt ook voor transparantie richting managers. Met de kanban-methodiek laat je het werk op het secretariaat, en de samenwerking met leidinggevenden, soepeler en beter geprioriteerd verlopen. Je leert prioriteiten te stellen en bottlenecks te signaleren zodat je in flow kunt blijven werken en niet meer op elkaar hoeft te wachten.
 

Dit leer je:

  • De uitgangspunten van agile,scrum en kanban.
  • Het bijhouden van een kanban-bord: Ideeën, Backlog, Doen, In uitvoerin, Wachtend en Afgerond. 
  • Kanban op het secretariaat.
  • Kanban met je leidinggevende.
  • Fysieke en digitale hulpmiddelen voor een kanban-bord.

^ Terug naar boven

NaamInge Verweij

Inge Verweij richt zich in haar trainingen op het optimaliseren van werkwijzen binnen secretariaten, met thema's als papierloos vergaderen, e-mail minderen, werken met een tablet en alles rond het Nieuwe Secretariaat.

Workshop 52

Dinsdag 7 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Woensdag 8 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Donderdag 9 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Lean werken

Doen wat er toe doet

Als PA voer je gemiddeld 14 verschillende taken uit, maar als je aan een manager vraagt wat hij belangrijk vindt, komt dat soms niet overeen. Breng in beeld wat je doet en wat er werkelijk toe doet! Als je je focust, en je energie richt op dat wat er toe doet, voeg je pas echt waarde toe. Pak die verspilling samen aan!

Deze workshop biedt je gereedschappen om processen te verbeteren, verspilling te herkennen en te elimineren. Na de workshop ben je voortaan bezig met de dingen die ertoe doen. Leaner werken: dáár krijg je energie van!
 

Dit leer je:

  • Lean: een methodiek die ertoe doet.
  • Herken verspilling in jouw werk.
  • Gereedschappen die je helpen processen te verbeteren.
  • Ideeën voor verbetering.
  • Stappenplan om te starten met leaner werken.

^ Terug naar boven

NaamKim van den Nieuwenhuijzen

Kim van den Nieuwenhuijzen is als trainer en consultant dagelijks bezig met het inspireren en motiveren van mensen, en het verbeteren van organisaties. Haar doel: weg met alle verspillingen!
Haar passie is anderen laten inzien hoe je slimmer kan werken. Kim weet je op een enthousiaste wijze mee te nemen in de wereld die LEAN heet. Maar pas op: als je eenmaal anders gaat denken is er geen weg meer terug!

Workshop 53

Dinsdag 7 april
09:30 - 12:00
Beschikbaarheid:

Donderdag 9 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Ontzorgen op hoog niveau

Hoe je samen met je manager de gewenste resultaten bereikt 

Ontzorgen is voor de meeste secretaresses hun tweede natuur. Anno 2020 is ontzorgen echter vaak niet meer genoeg. Er komen steeds meer (jonge) managers die andere verwachtingen hebben ten opzichte van secretaresses. Binnen veel organisaties wordt hiërarchie minder belangrijk. En wat voor verwachtingen heb jij? Bij ontzorgen op hoog niveau werkt niet alleen de manager optimaal, maar ook jij! Essentieel om het plezier in je vak te behouden. 

Ontzorgen op hoog niveau is samen met je manager(s) invulling geven aan een zo optimaal mogelijke samenwerking. Het is het managen van de wederzijdse verwachtingen en dat vertalen naar de praktijk van alledag. Zowel de secretaresses als hun managers profiteren hiervan. Het is op (min of meer) gelijkwaardig niveau samen tot de gewenste resultaten komen, waarbij ieder zijn of haar bijdrage levert. Heldere afspraken maken en die afspraken nakomen. En als dat een keer niet gebeurt elkaar, zonder dat er gedoe van komt, hierop aanspreken.  
 

Dit leer je: 

  • Veranderingen waarderen en er creatiever mee omgaan. 
  • Wat sparringpartnerschap inhoudt. 
  • De belangrijkste competenties van ontzorgen op hoog niveau. 
  • Hoe je in balans kunt komen of blijven. 
  • Hoe je je manager(s) slim kunt betrekken in dit proces. 
     

Onderwerpen: 

  • Flexibiliteit in denken en handelen 
  • Zelfkennis en zelfvertrouwen 
  • Verwachtingsmanagement 
  • Persoonlijk leiderschap 

^ Terug naar boven

NaamPeter Vos

Peter Vos is een zeer ervaren trainer bij Management Support, auteur van diverse boeken, artikelen en blogs voor secretaressen en maat bij Sherpas Proyects. Hij spreekt regelmatig over diverse trends in het secretaressevak. 

Workshop 54

Dinsdag 7 april
13:00 - 15:30
Beschikbaarheid:

Donderdag 9 april
09:30 - 12:00 Beschikbaarheid:

Optimaal productief team

Hoe je beiden het maximale haalt uit je samenwerking 

Als ondersteuner ben je specialist in het optimaliseren van je eigen en andermans productiviteit. Toch vraag je je weleens af of je hierin dingen anders kunt doen. Door organisatorische ontwikkelingen en digitalisering heb je behoefte aan een herijking van hoe jij en je manager samen optimaal productief kunnen werken. 

Voorafgaand aan de workshop krijgen jullie beiden een intakeformulier om jullie productiviteitsstijl te kunnen bepalen. Je gaat naar huis met een duidelijk inzicht in jouw productiviteitsstijl en die van je manager én met concrete acties die je kunt ondernemen om te zorgen dat jullie als team nog beter functioneren. 
 

Dit leer je:

  • De vier productiviteitsstijlen: inzicht in jouw productiviteitsstijl en die van je manager. 
  • De valkuilen en sterke punten van jullie combinatie. 
  • Lastige verschillen in de praktijk het hoofd bieden. 
  • Hoe je zelf de regie neemt voor een optimale samenwerking en maximaal resultaat. 

^ Terug naar boven

NaamKaren Visser

Als teamtrainer slimmer werken en senior professional organizer leert Karen Visser teams slimmer (samen)werken op een manier die bij ze past. Ze geeft trainingen, workshops en een-op-een-ondersteuning aan teams die meer grip willen krijgen op hun taken en resultaten. Hierdoor zijn ze zelf de baas over waar hun aandacht, tijd en energie naartoe gaat. 

Workshop 55

Dinsdag 7 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Woensdag 8 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

Donderdag 9 april
13:00 - 15:30 Beschikbaarheid:

 

Verbeter met feiten

Gebruik het secretariaatsmodel 

Heb jij ook het gevoel dat jouw secretariaat nóg optimaler, efficiënter, beter of goedkoper kan functioneren? Twijfel je of je er wel het maximale uit haalt? En ontbreekt het je aan adequate antwoorden als je manager je hierover vragen stelt? Dan is deze workshop precies wat je nodig hebt. Je gaat op zoek naar de feiten en cijfers die de prestaties van jouw secretariaat duidelijk maken en creëert hiermee je eigen meetlat. Ook krijg je verbetertools aangereikt. Met ‘meten = weten & verbeteren’ overtuig je jouw manager in een handomdraai! 
 

Dit leer je:

  • Nut en noodzaak van meten is weten. 
  • Het secretariaat vanuit managementperspectief: Van werkbaar naar wendbaar; wat moet je meten en hoe doe je dat? Ontwikkel je eigen secretariaatsmodel. 
  • Je gegevens analyseren: Wat kun/wil je verbeteren? Elimineer verspillingen. 
  • Tools die je helpen om aan de slag te gaan met verbeteren, zoals: Dmagic, van klantwens naar kwaliteit met de CTQ-boom (critical to quality) en Service Level Agreement (SLA).

^ Terug naar boven

NaamMarianne Smits

Marianne Smits is als innovatiecoach en adviseur actief in het optimaliseren van werkwijzen in organisaties. Haar passie is effectief werken, digitaal archiveren en innovatie. Daarnaast is zij al jarenlang een enthousiaste en ervaren trainer en auteur van onder andere Doen wat ertoe doet: LEANer werken op het secretariaat.

Workshop 56

Dinsdag 7 april
09:30 - 12:00 Beschikbaarheid:

Woensdag 8 april
09:30 - 12:00 Beschikbaarheid:

Donderdag 9 april
09:30 - 12:00 Beschikbaarheid:

Zelfsturend secretariaat

Werken aan gezamenlijke verantwoordelijkheid en coördinatie

Als assistant ben je veel bezig voor anderen. Steeds vaker wordt daarbij verwacht dat het secretariaat zelfstandig opereert. Hoe werk je samen met jouw collega’s aan een zelfsturend team waarbij je jezelf en de klant tevreden houdt? En hoe bepaal je de doelen, de werkwijze en hoe bespreek je ieders bijdragen?

Bij gezamenlijke verantwoordelijk voor taken en activiteiten is een goede coördinatie essentieel. Een zelfsturend team kan heel effectief en efficiënt zijn, het opzetten ervan vraagt echter tijd, geduld, scholing en begeleiding. In deze workshop krijg je handvatten voor een goede start en hoor je de meest voorkomende valkuilen.
 

Dit leer je:

  • Wat een zelfsturend team is en waarom het een zegen is voor manager en assistant.
  • Het bepalen en bespreken van het gemeenschappelijke doel.
  • Een vlotte samenwerking waarbij ieder zijn verantwoordelijkheden neemt.
  • Gelijkwaardig samenwerken en gezamenlijk besluiten nemen.
  • Het ideale secretariaat: volledig zelfsturend.
  • Ruimte krijgen en vertrouwen winnen van je manager.

^ Terug naar boven

NaamMarianne Smits

Marianne Smits is als innovatiecoach en adviseur dagelijks actief in het optimaliseren van werkwijzen in organisaties. Haar passie is effectief werken, digitaal archiveren en innovatie. Daarnaast is zij al jarenlang een enthousiaste en ervaren trainer, workshopleider en auteur van onder andere Doen wat ertoe doet: LEANer werken op het secretariaat. Marianne in een aantal woorden: inspirator met passie voor innovatie, effectief en digitaal werken; anders werken, optimaliseren van huidige werkwijzen en bovenal: mensen!